Un des grands classiques de la gestion du temps au travail, c’est l’art de déléguer. Quand la liste des tâches déborde c’est qu’il y en a plus qu’une seule personne ne peut en faire en une journée. Et comme journée fera toujours le même nombre d’heures… c’est une autre personne qu’il faut trouver. Mais déléguer n’est pas si simple, cela suppose de lâcher prise, notamment… Quels sont les freins à la délégation ? Comment amener un collaborateur à déléguer ?
De manière intéressante, on entend souvent « il faudrait me cloner »; une façon de dire « moi seul(e) peux faire cette tâche ou la faire aussi bien, mais comme le temps manque il faudrait deux Moi. » Une variante de l’idée : Shiva et ses bras multiples. Ce n’est pas une autre personne, c’est encore vous, mais avec des super pouvoirs. On commence quand ?
Plus sérieusement, comment se fait-il que la solution la plus faisable et réaliste ne soit pas évoquée : déléguer à une autre personne ? Qui existe souvent, dans la même équipe.
Comment amener un collaborateur à déléguer ?
Quelqu’un pourrait relayer ce collaborateur surchargé et au bord de l’épuisement. Pourtant, quand son manager lui demande à qui il pourrait déléguer une partie de ces tâches, ce dernier répond avec de grands yeux effarés, tout en continuant à jongler entre ses 10 fenêtres logicielles :
« Déléguer ? Ah non je ne ne vois pas du tout qui pourrait faire ça à ma place, vraiment pas. Non y a vraiment que moi. Mais bon ça va aller, je vais y arriver… (il vous a déjà quitté du regard et tape de plus belle un email, les yeux vissés à l’écran) ».
Que se passe-t-il ? Comment se fait-il qu’à chaque nom que le manager suggèrera, il obtiendra une réponse expéditive, un argument implacable ?
C’est que déléguer n’est pas si simple. Et la compétence des collègues à qui l’on pourrait confier ses bébés y est pour peu de choses.
En vérité,
Et une bonne confiance en l’autre, aussi, mais ça on s’en doute.
Seule cette confiance permet de dépasser les nombreuses peurs associées à l’idée de déléguer, peurs issues de croyances, ainsi que les messages contraignants qui nous font fonctionner par automatismes.
Voyons les grands types de peurs ou freins à déléguer :
1. Peurs de déléguer : je ne lui fais pas confiance
Ce sont les craintes les plus souvent exprimées dans la réticence à déléguer.
Sans évoquer directement la confiance, le collaborateur exprime une complexité et des risques :
« Je ne vais pas savoir expliquer tout ça (ou cela me prendra trop de temps). »
Les craintes suivantes sont aussi évoquées :
- chronophage : que ça lui prenne plus de temps d’expliquer que de faire lui-même
- baisse de qualité / réactivité : que ça soit fait moins vite ou moins bien que par lui
- risque d’erreurs : qu’il y ait des erreurs et qu’il en soit tenu responsable
- temps de vérification : qu’il doive tout vérifier pour les éviter
Ces arguments souvent sincères sont liés à des croyances limitantes (ici un manque de confiance dans les capacités d’autrui) mais servent aussi – consciemment ou pas – à masquer des peurs plus secrètes qui constituent la seconde catégorie.
2. Peurs de déléguer : je ne me fais pas confiance
Ces craintes restent souvent tacites, elles sont par nature difficiles à admettre et parfois inconscientes.
Quelques-unes de ces peurs :
- qu’on me pique mon travail, ma place, ma responsabilité
- que je sois remplaçable
- … et que ça se voie
- que je paraisse mal organisé puisque j’ai besoin de déléguer
- qu’on fasse mieux que moi
- qu’on fasse plus vite que moi
- … et que je m’en rende compte
- ou encore, que je perde du pouvoir / du contrôle / de la visibilité
Dans la balance, le poids de la surcharge de travail peut peser moins lourd que ces peurs qui touchent à l’identité. Souvent quand une personne ne change pas sa manière de travailler, c’est qu’elle voit trop d’inconvénients à faire autrement.
Ne pas déléguer évite quelques soucis à celui qui manque de confiance en lui : cela lui évite d’exposer ou mettre en jeu ce dont il n’est pas sûr – sa valeur et ses compétences.
Ancré dans ce système le collaborateur se garde bien de déléguer car il y perdrait quelque chose.
Il résiste à l’idée de déléguer, malgré les inconvénients à continuer ainsi (stress, surmenage, horaires, fatigue).
– déléguer révèle que nous sommes remplaçable… mais en quoi est-ce un problème ?
Mais d’autres sont surtout des freins dont le collaborateur gagnerait à se libérer, dans cette situation et pour l’ensemble de sa vie professionnelle.
Le manager y gagnerait également : cohésion et souplesse de l’équipe, collaborateurs en meilleure forme, meilleure répartition des charges, diminution des risques d’erreurs, et des risques de burn-out, d’arrêt maladie…
Comment aider un collaborateur à mieux déléguer ?
Comment le manager sort-il de ce jeu de dupes ?
Le manager : Personne ne t’a demandé cela. Comment pouvons-nous t’aider ?
2. En questionnant et en ramenant à du concret :
Le collaborateur : Personne ne peut faire ça à ma place !
Le manager : En quoi ce travail n’est pas à la portée de tes collègues ? Quelle partie précisément va les mettre en difficulté ?
3. En cherchant à apaiser les peurs :
Le manager : Je sais la qualité de ton travail sur ce projet, nous veillerons à ce que celui qui te déleste maintienne ce niveau de qualité.
4. Et enfin, en faisant coacher le collaborateur surmené !
A vous ! Questions de coach
Et vous, parvenez-vous à déléguer ?
Pas toujours ? Posez-vous ces questions et essayez d’y répondre objectivement.
- Quelle est le risque si vous déléguez?
- Que pourriez-vous perdre ?
- Quel est le bénéfice pour vous à faire vous-même ces tâches au lieu de les déléguer?
- Quels sont les inconvénients à le faire vous-même ?
- Quelles sont les tâches ni importantes ni urgentes que vous pourriez déléguer ?
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3 Commentaires
2 pings
Bon article, on est pas effectivement obligé d’utilisé des stagiaires comme petites mains, on peut juste déléguer à des petites structures. Je suis chef d’une petite entreprise et effectivement la première chose que j’ai pensé à déléguer sont les taches qui prennent trop de temps comme pour mon site internet et tous les Montages Vidéos.
[la fin de ce commentaire a été coupée car il contenait une publicité – merci de votre compréhension ;)].
En carricaturant l’article décrit la délégation comme la roue de secours en cas de surcharge et illustre (par ailleurs fort bien) les fondamentaux du recadrage à effectuer envers les récalcitrants.
Toujours en carricaturant on pourrait retourner le problème en imaginant que la délégation soit le résultat d’une culture de la spirale ascendente. Dans cette culture la valeur d’un employé se jugerait à sa capacité à expliquer à un autre ce qu’il faisait (cad déléguer) afain de dégager plus de temps pour ce qui va s’avérer nécessaire de faire ».
Le pb devient alors de faire réaliser les taches à faible VA plutôt que de trouver via délégation la disponibilté de ressources pour réaliser les taches à hautes VA ou sans doute plus grande criticité pour l’entreprise.
Bonjour
En effet la délégation est ici vue comme une solution à la sucharge de travail.
Elle a bien sûr d’autres vertus. Notamment comme vous le soulignez, de se dégager du temps pour des tâches plus importantes et pour lesquelles l’on a une valeur ajoutée.
C’est d’ailleurs un motif qu’il me semble entendre plus souvent que celui de la surchage, en y réfléchissant : « cette tâche me prend du temps et je n’ai pas de valeur ajoutée, je gagne à la déléguer pour me consacrer à une tâche pour laquelle je fais la différence. » Se faire aider des fameuses « petites mains » (juniors, stagiaires…) permettrait de dédier son temps à l’optimisation de son propre potentiel de travail. C’est en tout cas un discours commun.
Et c’est vrai, la spirale ascendante concerne une partie des employés d’une entreprise, pas tous. Il en faut pour traiter les tâches sans valeur ajoutée (donc faciles à déléguer).
Celles-ci, sans être critiques pour l’entreprise ni nécessiter de compétences extraordinaires, méritent parfois un soin particulier d’où la difficulté que l’on peut trouver à les déléguer.
[…] Déléguer est l'une des clés de la bonne gestion du temps. Mais cela demande une bonne confiance en soi pour dépasser freins et peurs. […]
[…] Un des grands classiques de la gestion du temps au travail, c’est l’art de déléguer.Quand la liste des tâches déborde c’est qu’il y en a plus qu’une seule personne ne peut en faire en une journée, et comme journée fera toujours le même nombre d’heures, c’est une autre personne qu’il faut trouver, CQFD.Pourtant, de manière intéressante, on entend alors souvent « il faudrait me cloner »; une façon de dire « moi seul(e) peux faire cette tâche ou la faire aussi bien, mais comme le temps manque il faudrait deux Moi. » Une variante de l’idée : Shiva et ses bras multiples. Ce n’est pas une autre personne, c’est encore vous, mais avec des super pouvoirs. Great. On commence quand ? […]